Die Lieferschein-Erfassung
Die Erfassung, die Änderung und der Druck der Lieferscheine sind die zentralen Arbeiten im Büro einer Bäckerei. Es müssen die Bestellungen erfasst, später die tatsächlichen Liefermengen bzw. die Korrekturmengen und schließlich die Retourmengen erfasst werden. Lieferscheine können in Bäckerei Comfort! auch automatisch durch das Einspielen der Standardbestellungen oder durch automatisches Kopieren erzeugt werden.
Die Lieferschein-Daten sind anschließend an ihre Erfassung die Grundlage für Backzettel und Teiglisten, die Logistik (Tourenliste/n, Ladelisten, Einzähllisten / Einzähltabellen), für die Verrechnung und Abrechnung (Sofortrechnungen, Sammelrechnungen, Fahrerabrechnungen, Filialabrechnung) und für statistische Auswertungen.
Die Erfassung der Lieferschein-Zeilen. Je nach einer der vier „Kompatibilitäts-Einstellungen“ (wie Bäckerei 2003, Neu (ähnlich Bäckerei 2003), ähnlich Bäckerei Plus! und Neu (mit allen 4 Mengen) im Unternehmens-Stamm verhält sich die Erfassung in der Eingabe-Zeile unterschiedlich. Grundsätzlich sind alle Schritte der Lieferschein-Erfassung auf die Zehnertastatur eines Computers abgestellt. Sollten Sie einen Laptop-Computer oder einen anderen Computer ohne Zehnertastatur verwenden, so wird die Anschaffung einer um wenige Euro erhältlichen Zehnertastatur dringend empfohlen. Selbstverständlich ist die Erfassung der LS-Zeilen auch ohne Zehnertastatur möglich, nur um einiges langsamer. Die Eingabe-Mechanik der LS-Zeilen erklären wir auf einer getrennten Seite ( Erfassung der LS-Zeilen ). In Bäckerei Comfort! sind die Mengen-Eingaben wahlweise: LieferMenge + KorrekturMenge + RetourMenge (wie Bäckerei 2003), BestellMenge + LieferMenge + RetourMenge (neu!), LieferMenge + RetourMenge (wie Bäckerei Plus!) und BestellMenge + LieferMenge + KorrekturMenge + Retourmenge (neu!). Um die Dinge einfach zu machen, können Sie im Unternehmens-Stamm zwischen der Abschlußtaste „RETURN“ und „PLUS“ für jede dieser vier Erfassungsarten wählen.
Die Navigation in der Lieferschein-Datei. Bäckerei Comfort! bietet, wie alle unsere Bäckerei-Programme die einfache und logische Navigation in der Lieferschein-Datei! Sie erreichen mit Blättern und direktem Anwählen alle Lieferscheine in der Lieferschein-Datei. Jeder Kunde könnte bis zu 99 Lieferscheine pro Tag erhalten. Jeder Lieferschein kann in bis zu 9 Erfassungsgruppen (mit automatischer und frei wählbarer Überschrift) gegliedert werden. Alle erfassten Lieferscheine können verändert werden, Sie können im Unternehmens-Stamm festlegen, ob bereits gedruckte Lieferscheine in der Lieferschein-Erfassung veränderbar sein sollen.
Lieferschein-Druck. Direkt aus der Lieferschein-Erfassung heraus ist der sofortige Druck eines Lieferscheins möglich! Die grundsätzlichen Lieferschein-Druckformen sind „Lieferschein mit Mengen„, „Lieferschein mit Mengen und Preisen“ (Verkaufspreis oder eine beliebige Preisliste), „Ausgerechneter Lieferschein“ (für das sofortige Inkasso und die spätere Abrechnung per Sammelrechnung), „Lieferschein = Rechnung“ (zur sofortigen oder späteren Bezahlung, so ein Lieferschein kann natürlich nicht mehr in Sammelrechnungen aufscheinen). Sowie „Lieferscheine mit Artikel-Strichcode (EAN 8/13)„. Gedruckte Lieferscheine werden im PDF-Repository abgelegt.
Anzeige der mit dem Lieferschein erzeugten PDF-Dokumente. Das PDF-Dokument des letzten gedruckten Lieferscheins kann in der LS-Erfassung durch Klick auf eine Schaltfläche aufgerufen werden. Ebenso, wie Sie das PDF-Dokument der letzten Sofort- oder Sammelrechnung, die diesen Lieferschein beinhaltete, per Klick auf eine Schaltfläche direkt aus der LS-Erfassung heraus am Bildschirm zeigen können! Die gezeigten PDF-Dokumente können von hier direkt gedruckt und/oder per e-Mail versandt werden!
Der Lieferschein-Text. Ein eventuell am Lieferschein anzudruckender RTF-Text kann direkt im Fenster der Lieferschein-Erfassung eingegeben werden bzw. erscheint dort in manchen Fällen automatisch. Dazu gehören die Texte für die innergemeinschaftliche Lieferung, für Dreiecksgeschäfte usw. Sie können solche Texte zentral hinterlegen und dem Kunden zuordnen. Sie können dort auch Mitteilungen an den Kunden eingeben, die nicht übersehen werden sollen. Das RTF-Text-Format (wie zB in Word) ermöglicht Ihnen die freie Gestaltung dieser Texte in Schriftart, Schriftgröße, Farbe usw. Der Lieferscheintext bleibt in der LS-Datei gespeichert (erscheint selbstverständlich beim Navigieren in der LS-Datei!) und wird am Lieferschein unterhalb der Artikelzeilen-Überschrift angedruckt.
Die Logistik-Information. Direkt am Fenster der LS-Erfassung sind auch die Belieferungs-Informationen zu sehen (und zu ändern!): der Fahrer, die Tour-Nummer, die Ordnungsnummer (= Reihenfolge-Nummer der Anfahrt) sowie die gewünschte Lieferzeit (von/bis Uhrzeit). Die Tourenliste für jede Tour wird dem Fahrer dann die Reihenfolge der Belieferung zeigen.
Hereinholen der Standard-Bestellung. Direkt am Fenster der LS-Erfassung ist es möglich, die Standard-Bestellung für diesen Kunden + Liefertag + Lieferschein-Nummer aufzurufen und damit in den Lieferschein zu kopieren! Sie erhalten alle zutreffenden Standardbestellungen vorgeschlagen, falls es mehrere Standardbestellungen für diesen Tag gibt. Der Lieferschein muss dazu leer sein! Das nochmalige Hereinholen einer schon in der Lieferschein-Datei befindlichen Standardbestellung wird unterbunden. Diese manuelle Funktion gibt es zusätzlich zur automatischen Einspielung der Standard-Bestellungen für alle Kunden mit Standard-Bestellungen für einen Tag.