Die Kundendatei-Verwaltung von Bäckerei Comfort! enthält die im folgenden angeführten Datenfelder. Sie können aus der Beschreibung dieser Datenfelder herauslesen, welche Leistungen Ihnen Bäckerei Comfort! zu bieten imstande ist! Beachten Sie bitte, dass Bäckerei Comfort! nicht nur Rechnungen sondern im gleichen Zug auch Abrechnungen an eigene Filialen, Fahrer, Produktionsaufzeichnungen etc. erstellen kann!
Rechnungen Lieferscheine Preise Aktionen Auswertungen Anmerkungen Rechnungs-Adresse Fremdwährungsausweis Bonusrabatte Logistik Lieferstopps Auswahlen
# Die (Lieferschein)-Kundennummer. Bäckerei Comfort! bietet frei wählbare Kundennummern im Bereich von 1 bis 999999. Selbstverständlich ist natürlich, dass keine Kundennummer doppelt vergeben werden kann/darf . Wir haben es schon bei den Artikelnummern erwähnt: die rasche Eingabe per Zehnertastatur ist uns wichtig, daher lassen wir keine anderen Zeichen als 0 – 9 in diesen Nummern zu!
# Der Fakturenkunde. Diese Nummer ist die Referenz zu dem Kunden, an den die Sammel-Rechnungen für die Lieferungen an den mit der Lieferschein-Kundennummer bezeichneten Kunden ausgestellt werden sollen. Bäckerei Comfort! kann daher beliebig viele Lieferschein-Kunden in einer gemeinsamen Sammelrechnung an diesen einen Fakturenkunden zusammenfassen! Wenn Lieferscheine und Sammelrechnung an den selben Kunden ausgestellt werden sollen, dann ist in diesem Feld der selbe Kunde wie für die Lieferschein-Kundennummer zu wählen. Eine Ausnahme gibt es noch: wenn auf so einer Rechnung nur eine andere oder geänderte Rechnungsadresse aufgedruckt sein soll, so haben wir dafür in der Registerkarte [Rechnungs-Adresse] die Möglichkeit der Eingabe so einer Rechnungsadresse vorgesehen. Im Fakturenjournal wird dann diese Rechnungsadresse aufscheinen!
# Adreß-Status. Kundenadressen können mit einem Klick auf diese CheckBox als INAKTIV gekennzeichnet werden. Diese inaktiven Kunden scheinen damit in einigen Tabellen und Listen entweder überhaupt nicht mehr auf oder werden in anderen Tabellen farblich gekennzeichnet. Es wird empfohlen, inaktive Kunden mittels des Programmteils „Änderung der Kundennummer“ ans Ende der Kundendatei zu verschieben.
# Bis zu 6 Adreßzeilen. 4 Zeilen für Name und Straße mit je 50 Zeichen. 1 Zeile mit Postleitzahl + Ort aus der Postleitzahlen/Orte-Datei – wird hier gewählt oder kann neu eingegeben werden. 1 Zeile mit dem Land aus der Postleitzahl/Orte-Datei, falls das Land dort eingetragen ist.
# Kunden-Suchbegriff. Ein eindeutiger alfabetischer Text, der in max. 30 Zeichen den Kunden (für Sie und die Mitarbeiter) klar und verständlich beschreibt. Damit kann nach diesem Kunden einfacher gesucht werden bzw es können alfabetisch geordnete Tabellen gezeigt oder alfabetische Listen erzeugt werden.
# Kundengruppe. Für statistische Auswertungen, Listen und anderes wird die Kundengruppe gewählt oder auch neu eingegeben. Mit den in Bäckerei Comfort! enthaltenen „Kundenauswahlen“ können Statistiken und anderes für einen von Ihnen frei wählbaen Kundenkreis erzeugt werden.
# Telefonnummer. Das ist die Telefonnummer des Kunden, die dann gewählt wird, wenn es um Bestellungen, Lieferung, Rücknahmen etc. geht. Alle anderen Telefonnummern sind in der Registerkarte [Anmerkungen] dieses Fensters unterzubringen.
# Kontaktperson. Das ist die Person, die mit der voranstehenden Telefonnummer erreicht werden sollte. Alle anderen Informationen zu Personen dieses Kunden können in die Registerkarte [Anmerkungen] eingetragen werden.
# Konto. Hier ist das Debitorenkonto des Kunden einzutragen. Sie können ohne weiteres hier auch ein „pro Diverse“-Konto der Buchhaltung eintragen, also mehrere Kunden mit dem gleichen Debitorenkonto in der Kundendatei führen. Das Debitorenkonto kann wahlweise für den Andruck auf der Rechnung (Kontierung) und/oder für die Übertragung in eine angeschlossene Finanzbuchhaltung verwendet werden. Die Verbuchung der Erlöse erfolgt in die im Raster Kunden-Erlösgruppen + Artikel-Erlösgruppen von Ihnen festgelegten Erlöskonten. Sie können also die Erlöse aus einzelnen Filialen von den Erlösen aus dem Hauptgeschäft trennen. Auch die Trennung von bestimmten Kunden oder eine nach Touren bzw Fahrern ist denkbar. Es liegt also an Ihnen, wie Sie diese Erlösgruppen zuordnen.
Diese Registerkarte beschreibt Aussehen und Umgang mit Sammel- und Sofort-Rechnungen an diesen Kunden. Das Aussehen der Sammelrechnungen, die Rabatte, die Zahlungskondition etc. orientieren sich immer am Fakturen-Kunden, nicht am Lieferschein-Kunden!
# Das Druckformat der Rechnungen. Im Hauptmenü unter „Formulare“ finden Sie im Punkt 2 die Erstellung, Änderung und Verwaltung der Rechnungs-Formulare. Dort können Sie Ihre Rechnungen aus der Muster-Formular-Datei hereinholen und nach Belieben bearbeiten. Eine Druckvorschau zeigt Ihnen auch, wie eine von Ihnen bearbeitete Rechnung aussehen wird.
# Rechnungs-Kopien. Sie können hier angeben, dass für diesen Kunden keine Sammelrechnungen angefertigt werden sollen bzw wieviele Papier-Kopien beim Erstellen einer Sammel- oder Sofort-Rechnung gedruckt werden sollen. Zu beachten ist, dass in Bäckerei Comfort! für ALLE erstellten Ab/Rechnungen automatisch ein gleich aussehendes PDF/A-Dokument erstellt wird, das im PDF-Repository verspeichert wird und in der Lieferschein-Erfassung von jedem Lieferschein, der als Grundlage dieser Rechnung diente, her aufgerufen, angesehen, gedruckt oder als e-Mail verschickt werden kann! Diese Funktion ist nicht abschaltbar.
# Der Werbetext. Hier bestimmen Sie, welcher Werbetext auf alle Rechnungen an diesen Kunden aufzudrucken ist. In Bäckerei Comfort! gibt es eine Werbetext-Datei, die alle Werbetexte für Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente enthält. Sie können sich auch dafür entscheiden, dass Rechnungen oder Abrechnungen an einen bestimmten Kunden keinen Werbetext tragen sollen.
# Kunden-Typ. Bäckerei Comfort! unterscheidet zwischen richtigen Kunden und eigenen Filialen, Fahrern, Eishäusern, Produktionsaufzeichnungen usw, die als Lieferschein in der Lieferschein-Datei festgehalten werden können. Nur richtige Kunden erhalten Rechnungen mit Rechnungsnummern, alle anderen hingegen erhalten „Abrechnungen“, die zwar als PDF/A-Dokument verspeichert, aber nicht in die Fakturenjournaldatei eingetragen werden!
# Die Fakturenperiode. Die Fakturenperiode fasst alle Kunden zusammen, für die gemeinsam (= hintereinander) eine Sammelrechnung (gleichen Papierformats!) erstellt werden soll. Also zB wöchtenlich, monatlich, 10-tägig, täglich, gelegentlich, saisonal usw.
# Barzahler? Dieses Kennzeichen ermöglicht es Ihnen, bei der Sofort-Rechnungs-Erstellung zusammen mit unseren Kassenprogrammen namens Touch Extra! oder primaPOS auf die Rechnung einen QR-Code aufdrucken zu lassen und damit auch einen Kassabon in der Kassabon-Datei verspeichern zu lassen. Bei als „Barzahler“ markierten Kunden wird der Zahlbetrag in der Fakturenjournaldatei vermerkt.
# Zahlungskondition. Jede Rechnung muss eine Zahlungskondition tragen! Sie können die bei Ihnen üblichen Zahlungskonditionen in der Zahlungskonditions-Datei verspeichern und eine davon hier auswählen.
# Versende Rechnung per e-Mail? Ist bei einem Kunden diese CheckBox angehakt, so wird das PDF-Dokument jeder Rechnung automatisch in die e-Mail-Versand-Datei gestellt und kann dann gemeinsam mit allen anderen noch nicht versandten PDF-Dokumenten, die sich in der Versanddatei befinden, verschickt werden. Es versteht sich von selbst, dass für einen erfolgreichen Versand die e-Mail-Adresse des Kunden und die entsprechenden Begleittexte in der Registerkarte [[e-Mail-Versand] eingetragen sein müssen! Weiters müssen natürlich auch die e-Mail-Daten Ihrer Firma im Unternehmensstamm eingetragen sein!
# Eigene Bankverbindung. Falls Sie zur Zahlungskondition auch die eigene Bankverbindung aufdrucken wollen (Steuerung im Rechnungsformular!) und die nicht ohnehin irgendwo im Kopf-Text oder im Werbetext untergebracht ist, können Sie hier aus den drei eigenen Banken aus dem Unternehmensstamm eine davon auswählen.
Registerkarte [ Lieferscheine ]
Diese Registerkarte beschreibt Aussehen und Umgang mit den Lieferscheinen an diesen Kunden.
# Das Druckformat der Lieferscheine. Im Hauptmenü unter „Formulare“ finden Sie im Punkt 1 die Erstellung, Änderung und Verwaltung der Lieferschein-Formulare. Dort können Sie Ihre Lieferscheine aus der Muster-Formular-Datei hereinholen und nach Belieben bearbeiten. Eine Druckvorschau zeigt Ihnen auch, wie ein von Ihnen bearbeiteter Lieferschein später aussehen wird.
# Lieferschein-Kopien. Sie können hier angeben, dass für diesen Kunden keine Lieferscheine angefertigt werden sollen bzw wieviele Papier-Kopien beim Erstellen eines Lieferscheines gedruckt werden sollen. Zu beachten ist, dass in Bäckerei Comfort! für ALLE erstellten Lieferscheine automatisch ein gleich aussehendes PDF/A-Dokument erstellt wird, das im PDF-Repository verspeichert wird und in der Lieferschein-Erfassung her aufgerufen, angesehen, gedruckt oder als e-Mail verschickt werden kann! Diese Funktion ist nicht abschaltbar.
# Der Werbetext. Hier bestimmen Sie, welcher Werbetext auf alle Lieferscheine an diesen Kunden aufzudrucken ist. In Bäckerei Comfort! gibt es eine Werbetext-Datei, die alle Werbetexte für Lieferscheine, Rechnungen und eventuell andere Dokumente enthält. Sie können sich auch dafür entscheiden, dass Lieferscheine an einen bestimmten Kunden keinen Werbetext tragen sollen.
# Fremd-Preisliste für Lieferschein-Typ 2. „Lieferscheine mit Preisen“ können nicht nur die eigentlichen Kundenpreise tragen sondern auch Preise aus einer beliebigen anderen Preisliste (zB die Ladenpreisliste). Falls an diesen Kunden ein solcher Lieferschein-Typ ausgestellt wird, so werden die Preise aus dieser Preisliste dazu hergenommen!
# e-Mail. Versende Lieferscheine per e-Mail? Ist bei einem Kunden diese CheckBox angehakt, so wird das PDF-Dokument jedes Lieferscheins automatisch in die e-Mail-Versand-Datei gestellt und kann dann gemeinsam mit allen anderen noch nicht versandten PDF-Dokumenten, die sich in der e-Mail-Versanddatei befinden, verschickt werden. Es versteht sich von selbst, dass für einen erfolgreichen Versand die e-Mail-Adresse des Kunden und die entsprechenden Begleittexte in der Registerkarte [[e-Mail-Versand] eingetragen sein müssen! Weiters müssen natürlich auch die e-Mail-Daten Ihrer Firma im Unternehmensstamm eingetragen sein!
# Sind Nullpreis-Artikel in der LS-Erfassung ungültig? Sie können die beim Kunden nicht gelisteten (= unzulässigen) Artikel in der dem Kunden zugeordneten Preisliste mit einem Nullpreis versehen und wenn diese CheckBox angeklickt ist, so können diese Artikel nicht erfasst werden! Artikel mit dem Preis-Kennzeichen Nullpreis = OK sind aber weiterhin frei erfassbar! (Diese Einschränkung des gültigen Artikelsortiments ist Benutzern unseres Programms Bäckerei Plus! sicher vertraut. Alternativ können in Bäckerei Comfort! die zulässigen Artikel in einer Artikelauswahl (Wochentage / Sonn- und Feiertage) festgelegt werden, was unseren Kunden, die bisher das Programm Bäckerei 2003 verwendeten, sehr vertraut vorkommt. Bei der Datenübernahme aus Bäckerei 2003 wird das „Kundensortiment“ als Artikel-Auswahl sowohl als Wochentags- wiw auch als Feiertags-Sortiment übernommen und dem Kunden zugeordnet)
# Keine Nullmengen bei Übernahme einer Standard-Bestellung in den Lieferschein? Standard-Bestellungen können auch Artikel ohne Liefer- bzw Bestellmengen beinhalten. Dies wird im allgemeinen so gewünscht, weil man in der Lieferschein-Erfassung die richtigen Mengen in der Artikeltabelle bequem eintragen kann. Wenn diese CheckBox angeklickt ist, so werden Artikel ohne Mengen nicht in den Lieferschein übernommen!
# Auswahl der zulässigen Artikel an Wochentagen (Shop + LS-Erfassung). Hier wird auf die an Wochentagen gültige Artikel-Auswahl verwiesen. Sollten auch noch Nullpreis-Artikel ungültig sein, so gilt die „Kreuzung“ beider Funktionen!
# Auswahl der zulässigen Artikel and Sonn- und Feiertagen (Shop + LS-Erfassung). Hier wird auf die an Sonn- und Feiertagen (Siehe Landeskalender im Unternehmens-Stamm) gültige Artikel-Auswahl verwiesen. Sollten auch noch Nullpreis-Artikel ungültig sein, so gilt die „Kreuzung“ beider Funktionen!
# Kunde mit Verwiegung. Bei Erfassung der Liefermengen kann mit einer Waage erfasst werden, was in Italien Standard ist.
# Preise sind: hier kann festgelegt werden, wie die Preise der an diesen Kunden gelieferten Artikel zu verstehen sind: netto (+MwSt.), brutto (inkl. MwSt.), spezial (brutto), ohne MwSt. Inland, ohne MwSt. Export EU, ohne MwSt. Export Nicht-EU-Länder (wir unterscheiden tatsächlich zwischen diesen drei Preisen ohne MwSt., dafür sind die MwSt-Codes 18, 19 und 20 reserviert)
# Nachkommastellen. Die Kundenpreise können 0, 2 und 3 Nachkommastellen haben – je nach Land, in dem Bäckerei Comfort! verwendet wird. Mit den 3 Nachkommastellen wird die in Österreich, Schweiz und Deutschland relativ häufig zu findende Praxis von Zehntel-Cent oder Zehntel-Rappen abgebildet.
# Endrabatt in Prozent. Der Endrabatt kann hier mit 2 Nachkommastellen eingetragen werden. Bäckerei Comfort! bietet in den Preisen die Möglichkeit, eine Endrabatt-Sperre einzutragen. So werden die damit gekennzeichneten Artikel vom Endrabatt ausgenommen.
# Retourenbegrenzung. Wenn diese CheckBox angeklickt ist, dann gilt für diesen Kunden eine Retourenbegrenzung. Die Artikel, die dieser retourenbegrenzung zuzuordnen sind, werden in der Preisliste bei jedem davon betroffenen Artikel mit CheckBox markiert. (Info für ehem. Benutzer von Bäckerei 2003: die Retourenbegrenzung per „Kundensortiment“ gibt es nicht mehr – bei der Datenübernahme werden die entsprechenden CheckBoxen gesetzt!)
# Retourenbegrenzung auf x Prozente. Sie können hier angeben, auf wieviele Prozent des Lieferwertes an Retouren der Retourenbegrenzungs-Artikel die Retouren zu begrenzen sind.
# Tabelle der zugeordneten Preislisten. Die Preislisten-Zuordnung in Bäckerei Comfort! erfolgt als „Zuordnung ab Datum“. Damit ist sichergestellt, dass eine Preisliste immer gültig ist – vorausgesetzt, es wurde bei der Erst-Anlage des Kunde eine Preisliste zugeordnet. Als Bequemlichkeit haben wir auf dieser Registerkarte gleich die Möglichkeit eingebaut, dem aktuell im Zugriff befindlichen Kunden eine Preisliste zuzuordnen. Die Schaltfläche [+] ermöglicht es Ihnen, eine neue Preisliste anzulegen und diese bei der Rückkunft in die Kundenverwaltung auszuwählen und zuzuordnen!
Diese Registerkarte zeigt eine Tabelle mit den dem Kunden zugeordneten Aktionen. Aktionen (in D: Angebote) werden in Bäckerei Comfort! einem Kunden für einen Artikel zugeordnet. Aktionen bestehen aus einem Preis, einem Zeilenrabatt, einem Gültigkeitszeitraum von/bis Datum, dem Kennzeichen zur Endrabatt-Sperre, dem Retourenbegrenzungs-Kennzeichen, der Retouren-Sperre und dem Kennzeichen Nullpreis = OK. Weiters kann eine Aktion auch nur an bestimmten Wochentagen dieses Aktionszeitraums gelten. Aus Platzproblemen ist die Eingabe einer Aktion hier in der Kundenverwaltung leider nicht möglich.
Registerkarte [ Auswertungen ]
# Bestellungen am Backzettel. Diese CheckBox steuert, ob Bestellungen dieses Kunden auch im Backzettel beinhaltet sein sollen. „Kunden“, die zB nur zur internen Verrechnung gedacht sind, sollen ja nicht am Backzettel erscheinen.
# Bestellungen auf der Teigliste. Diese CheckBox steuert, ob Bestellungen dieses Kunden auch in der Teigliste beinhaltet sein sollen. „Kunden“, die zB nur zur internen Verrechnung gedacht sind, sollen ja nicht in der Teigliste erscheinen.
# Umsätze in den Statistiken. Diese CheckBox steuert, ob die Umsätze (= Lieferungen / Retouren) dieses Kunden in den Statistiken enthalten sein sollen. „Umsätze“ eines Eishauses oder Gärunterbrechers können Statistiken verfälschen – das soll hier verhindert werden.